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イベント主催マニュアル

クラブイベントを主催する際のマニュアルです。必要に応じて加筆・修正してくださーい。
↓の項目は思いつくまま作ったので、未編集の項目は追加・削除してもOKです。

はじめに

準備を始める前に、一度良く考え直してみる必要がある。
自分たちの代でイベントを開くかどうかは自由で、絶対にやらねばならない行事ではない。
イベントを開くのに何より必要なのは主体性であって、「恒例だから」という気持ちではいけない。

イベントを開催することは、サークル外の多くの人間を巻き込むということ
このことを念頭に置いて、活動に取り組むべきである。

もし主催するならば、明確な「目的」を持って「イベントの方向性」を決め、それに沿ってイベントを構成していく必要がある。
必ずしもコネや経験がなくとも、中心人物の心持ちと慎重さ次第でイベント主催は実現しうる。
「実現可能性」と「開く必要性」が見えてないなら、開く必要はありません。

構想

イベントを始めるにあたってまず最初にやることは、自分の熱い想いをみんなに伝えるために、企画書を書くことです。
まずは、自分の構想を紙に書いて相手に伝えること。
紙に書くことで、目的意識がハッキリします。
企画書というと堅いけど、「走り書き」でもいいので、自分の構想を図や文章で表してみよう。
さらに、周囲の人の意見やお店の人のアドバイスを素直に聞き入れ、その構想をより現実的なものにすること。

  • 注意点
  1. 何のイベントをどこで、どんなふうに、いつ、何時から、どのような方法で開催するのか。
  2. 集客人数を設定し、お店のレンタル料をどう支払うか?
  3. 音楽ジャンルや趣向をどうするか?ここをハッキリさせておかないと後でケンカになるかも。
  4. 出演者&スタッフ

役割決め

イベントを開くには、大変な努力と労力が必要です。
膨大な仕事量をこなすことになるので、イベント開催前にはっきりとメンバーそれぞれの役割を決めるべき。

スタッフの役割は、
  • 代表(オーガナイザー)
  • タイムキーパー
  • 警備
  • 箱取り
  • ゲスト連絡
  • フライヤー
  • キャッシャー
  • DJ
  • MC
  • DANCER
などがあります。ほかに必要だと思ったことはどんどんやっていってよい。

その他の注意点

①非常口をお店の人に確認すること、また、もし火事や地震があった場合、どのように出口に誘導するか、しっかり打ち合わせておくべし!
防災責任者を決めておくといいと思います。(防災責任者は懐中電灯を常に携帯せよ)小さいイベントだからと言って侮ってはいけない。

②スリや置き引き被害にお客様を合わせないためにも、貴重品は必ずコインロッカーに入れるよう伝えるべし、実は、スタッフの荷物が一番狙われ易いんです、必ず、一箇所に集めて見張っておくこと。
(イベントは、スリや置き引き犯の格好のターゲットであることを忘れずに)

③泥酔者や酔って暴力行為などをおこす人が現れた場合、どうするかお店に人と予め決めておくと良い。

④ブレイカーが突然落ちた場合に備えて、スタッフは常にペンライトを持つべし。

⑤イベント会場の外にお客様が溜まって騒いだり怒鳴ったりする時があります、もし近隣からクレームが警察に入ったら、一発でイベントが中止になるので、あまり外に出ないよう呼びかけるべし。

フライヤー

基本的にイベント開始と同時進行で進めないと遅いです。
デザインや大きさは基本的に自由だけど、
主催(サークル名)/代表連絡先/イベント紹介文/日程/料金/ゲストダンサー
は必須項目です。余地があるなら地図/ゲスト紹介をいれましょう。
まー過去のフライヤーなどを参考にしてください。
制作は原則的にメンバーが担当してください。
こまめに代表と連絡をとり合いながら作業しましょう。
慣れてなければカンヅメでも大体3日はかかると思うべし!
あと疲れてると誤字に気づかなかったりするので他のメンバーに何度も見せようっ
たくさんの人の目に触れるものなので 誤字は絶対にないように!

印刷時間は会社や枚数によるけど1週間前後が普通です。
最悪でもイベント1ヶ月前にはメンバー全員に配り終えてたいところ。
お盆などの連休シーズンには印刷会社も発注を休止してるから、近い時期の場合はよく注意してね。

以上のことから逆算して、 制作日を早い段階で決めて、フライヤー担当だけでなく全員が把握 すること!
各メンバーはフライヤー制作開始日に間に合うようにイベント計画を詰めてください。

フライヤー制作の注意点

イベントのイメージとは、全く違うデザイン

イベントと全く関係ない洋服屋やBARに置いてもらう
(効果無し!数ヵ月後、そのままゴミ箱に行き)

デザイン性を重視するあまり、必要な情報を小さくスミに追いやってしまう。

大きいサイズのフライヤー。(ハッキリ言って迷惑です)




告知・宣伝

  • フライヤーの配布
イベント告知にもっとも効果のあるビラです。
ただこのフライヤーも、一歩間違えれば本来の役割である「宣伝」とはかけ離れた、デザイナーの作品集になってしまうので要注意。
フライヤーのデザインが綺麗だからといって、そのイベントに行こうなんていう人はいません。
問題はイベントの中身だということを忘れずに。
フライヤーはサークルのメンバー以外にも、出演してもらうDANCER,MC,DJに配布をお願いすること。
また、ダンススクールやアパレルショップ、居酒屋などにも置いてもらうとよい。

  • イベント詳細メール
イベント紹介、ゲスト紹介文、できればタイムテーブル。
なるべく早い段階(遅くても一か月前)には完成させること。

  • クチコミ(クチコミニュケーション)
クチコミの最大の利点は、お金が一銭もかからないこと。イベントの宣伝は徹底的にクチコミでいくべし。
だからと言って、単純にあちらこちらに「イベントやります」と話して回っても意味が無い。
大事なことはクチコミをどうやって仕掛けるかによる。

  1. クチコミで宣伝する時は、何か相手の心にひびく決定的な一言を考える。相手の立場になり、自分ならどう誘われれば行くか考えるべし。
  2. 当日、必ず盛り上がるということを伝える!しらけたイベントには誰も行きたくない。
  3. 携帯のメールとmixiのメッセージを中心に攻めるべし!相手が転送しやすい文章を考えること

  • mixiでイベントを宣伝
  1. イベントのコミュニティを作る(コミュニティには、どんどん友達を誘って盛り上げるべし)
  2. 同じようなイベントのコミュニティーに告知を書き込む(その場合、必ず管理者に一言断るのがマナー)
  3. とにかくマイミクを増やす、サイト内検索を使ってイベントに来れる地域および年齢、そのイベントと同じ音楽趣向の人を絞り込んで検索する、そしてマイミク登録をお願いをする(とにかく丁寧な言葉で送ってください、乱暴、コピペは絶対ダメ)
  4. マイミクの日記には、まめに書き込みを…ほんの一言でいいんです(告知・宣伝ばかりじゃイベントに足を運んでくれません。普段からのお付き合いが肝要)
  5. ご来場のあいさつ、来て頂いたお客様には、可能な限りお礼のメッセージを送る!(原則3日以内に。自分の日記にも当日のイベント状況や挨拶文を掲載すること)

※効果が無いと思われること
  1. 足跡をむやみにつけまくる(気持ちよく思われない)
  2. 突然ですがで始る、突然のメッセージ(気味悪いです)
  3. イベントに来れない地域・年齢の方へのマイミク申請(東京でハウスのイベントをやるのに、北海道在住のトランス好きな人にマイミク申請しても、無駄な努力。クールに考えよう)
  4. 全く関係ないコミュニティーへの告知文掲載(嫌がられるだけ)

あまりmixiにのめり込まないこと、あくまでもイベントの宣伝ツールと考えて、利用すべし。
告知文を書く時はイベント名、音楽ジャンル、開催日時、出演者、エントランスフィー、開催場所、TEL番号、住所、URLなどを忘れずに

箱取り

目的・方向性が決まり、構想を考えて、納得できるものができたら実行に移すこと。
最低でも当日の3ヶ月前には押さえておきたい。
ここで重要なのは、 自分たちの目的に合った箱を探す こと。「毎年ここだから」という理由で契約をしないこと。
※クラブハウスの特性についてはここを参照。

電話で箱を探している旨を伝え、予定している日程とイベントの概要を説明するとよい。
本契約をする前に、 かならず直接クラブに行き以下のことを確認すること

スピーカー、アンプ、マイク等、サウンドチェックをやること。
機材のメンテナンスをしていないお店もあるから注意!音が途中で出なくなったらまぁ大変!
料金体系を詳しく説明してもらうこと。メモを取って、みんなに報告できるように。
綺麗なお店を選ぶこと。特にトイレを見ると良い。
その他では入口、フロア、ステージ、DJブースなど。
飲み物の値段をチェック!1ドリンク500円が相場!高いところもあるかもしれないので……要注意。

逆に選択肢に入れない方が良い箱は?
  1. 行くまでの道のりが物騒だったり、駅から遠いなど交通の便が悪い箱。
  2. 料金の説明があやふやで、よく分からない所。(後で絶対にもめます)

キャスト


キャストはイベントの出演して頂く人です。
こんなダンサー、DJがいるからみんなに見てもらいたい。
という人に依頼をしましょう!
さらに、依頼するダンサーは、どんなチームで、誰がいて、どんな思いでダンスをしているかなど、チームのことを理解する必要があります。
イベントなどに足を運んで、いいダンサーをいっぱい見て、声をかけに行きましょう。

タイムテーブル

キャストが出揃ったら当日の進行時間を考えます。
アポをとった段階でキャストに当日は何時から出演することができるのかを確認し、それを元に作成していく。
※過去のタイムテーブルはここを参照

進行表ができたら、コピーして、お店の人、PAの方、スタッフ、出演者に配布する。
この時間割どおりにイベントを進行させるのが集客同様、オーガナイザーの大きな役割です。

ノルマ


ビジネスの世界なら売り上げの多い方が勝ち、だが イベントは集客人数の多い方が勝ち。
あのイベントは○○○円儲かった!等の話より、○○○人入った”という話は良く聞きます。例え,どんな手段を使っても、集客人数の多い方が良いイベントとなります。
自分が満足いく内容のイベントだったとしても、ガラガラだったら意味がありません。何故かと言うと、それでメシを食ってるお店側や盛り上がってっる雰囲気を楽しみたい”というお客様から全く支持が得られないからです

という訳で、主催者側のサークルメンバーに1人当たり5人~10人のチケットノルマを課して、集客をしましょう。
また、出演してくれるダンスチームにも1チームあたり、5人~10人のチケットノルマを課してもよいです。しかし、この場合は、こちらから出演を依頼しているので、ノルマを達成できなくても、余った分はチームが払う必要なないなど相手に配慮しましょう。


キャッシャー


当日の動き

イベントが始ってからのチェックポイントを記します。

①ダンスフロアの動きに注意、アガりすぎずサガりすぎずが基本です。
あんまり長い時間、アゲアゲ状態が続くとお客さんも疲れてしまい、どっとダンスフロアから引き上げてしまうことがあります。そんな時は、DJにそっと耳打ちしてテンポを落とすよう諭すと良いでしょう。

②顔見知りのお客様がお友達を連れていらっしゃった場合は、必ず挨拶に出向くべし!連れて来てくれた方への「ねぎらいの言葉」も忘れずに

③DJプレイが、スケジュール通りに行われてるか必ずチェックすること。。。ショータイムも同様に

④グラスが足元、ステージ、PA機材のそばに置いてないかチェック
すること(酔ってる方が多いので、大変危険です)

  • 約5,6時間前~
運営メンバーで近くの喫茶店などに集まりミーティング&当日の動きの確認
  • 約2,3時間前~
スタッフおよび関係者集合。
進行表の配布、ミーティング、装飾、清掃など
(全てお店任せにしないこと!イベントが出来るのはお店があるおかげ。感謝の気持ちをもち、率先して手伝いましょう)
  • 約2時間前~
サウンドチェック、アーティスト、パフォーマーのリハーサル(リハーサルは必須!時間をかけて入念に)
  • 約1時間前~
リハーサルの予備時間、スタッフの即時などは、この時間帯にすますこと。(開場してからは、オーガナイザーは表にウロウロ出ないこと)

イベント終了後

  • 片付け
  • 清算
  • お礼のメール


添付ファイル